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La definición de objetivos en general y en lo particular
Se refiere al prototipo de esquemas que la organización desea implementar en éstos, la forma de llegar a
ellos; invitados al evento y nuevas disposiciones en lo que se refiere a eventos de cualquier índole.
Externas: se componen por todos aquellos factores externos que escapan del control interior de la
organización, mismos que influenciarán el desarrollo del mismo. Para conseguir las condiciones
adecuadas que marcarán los pasos a realizar en las fases de proyección y desarrollo del evento, se
requiere conocer lo siguiente:
ü
Lugar de realización.
ü
Alojamiento.
ü
Vías de comunicación.
ü
Pronóstico climatológico.
ü
Instalaciones turísticas y complementarias.
ü
Calendarización del evento.
Analizando las actividades de exploración de los agentes externos, resulta imperioso subrayar aquéllos
que definirán el lugar adecuado para realizar el evento cuando ya está determinado el lugar de
realización, cubriendo los requerimientos de la compañía, señalará los requisitos de cada tipo de reunión,
tomando en cuenta factores como: los fines de ésta, las actividades a desarrollar, el volumen y clase de
asistencia que se demanden.
La diversidad que existe en cuanto a reuniones se refiere, ocasiona que el foro ideal para cada una sea
diferente, es así como ciertas compañías poseen algunos materiales que le sirven para llevar a cabo sus
eventos, pero en la mayoría de ellas resulta una necesidad constante contratar algunos servicios para
este fin, por lo que mencionamos los siguientes:
ü
Casetas y equipo para traducciones simultáneas
: esta clase de equipo se solicita cuando en el
evento existen ponentes cuya lengua es diferente a la local o el evento es de carácter
internacional.
ü
Micrófonos y cabinas de control
: equipo usado normalmente en congresos o convenciones
internacionales.
ü
Equipo audiovisual
: este equipo forma parte casi de todo evento, y su requerimiento se debe
señalar desde el principio.
ü
Organizador artístico:
se contratará si está considerado en el programa que llevará el evento.
ü
Diseñadores gráficos, señalización y ambientación
: si el evento requiere del montaje de
escenarios y ambientación, se contratarán sus servicios.
ü
Servicios complementarios:
se tomarán en cuenta algunos otros servicios, ya sea de seguridad o
apoyo que se cubrirán por la misma compañía.
Fin del evento
La duración del evento estará sujeta al fin objetivo de su realización; por ejemplo, un evento social durará
unas pocas horas y una convención se podrá extender a semanas; esto indica la importancia de cada
una, aunque una conferencia sólo dura un par de horas, también requiere trabajo y organización.
Realicen un mapa conceptual acerca de los factores internos y externos para la realización de un evento
laboral.