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Rasgos de las reuniones empresariales;
a) Coffee break.
Es un servicio en las reuniones y puede ser permanente o por tiempo en los
descansos, este tendrá un costo extra al alquiler del local, pero estará estipulado dentro del contrato
de arrendamiento al igual que el servicio de refrigerios para los asistentes.
b) Conferencias, seminarios y proyecciones.
Para este tipo de eventos se utilizará un auditorio en
donde se dispondrá una mesa de
presídium
con o sin micrófono, como en las juntas. En los casos
que se requiera la utilización de audio, se instalará un micrófono para que los participantes puedan
formular preguntas, además de una cabina de traducción simultánea.
c) Montaje del auditorio.
El foro dispondrá de un presídium de una o más mesas, cada una de ellas
con tres lugares. En el resto del local se formarán filas de sillas a lo largo y ancho dejando un pasillo
en medio y al final.
d) Determinación del aforo.
En función de las necesidades de los usuarios, las características de los
salones se han venido modificando, un ejemplo puede ser si se destinarán mesas de trabajo o
salones anexos para la realización de actividades.
e) Objetivo del evento.
La implantación de objetivos es determinada por las metas que se quieren
alcanzar con la realización del evento.
De manera grupal realicen una lluvia de ideas acerca del tema y qué aportaciones extras propondrían.
Factores que influyen en la realización de un evento empresarial
Ahora analizaremos los factores a considerar para la realización de un
evento; recordemos que ya hemos visto con anterioridad los tipos de
eventos, sus particularidades y sus características.
Estudiando los hechos del pasado, podemos hacernos una idea del
futuro, puesto que ahí se encuentran muchos sucesos importantes que
nos permitirán esperar cierto resultado; aun así, los sucesos del pasado
nos ayudarán a identificar lo que pasará, pues cada evento es diferente.
En este momento se definen algunos rasgos característicos, así como
el estado del mismo complementado por lo aprendido de eventos
pasados, se plantearán las mejores opciones para que se lleven a cabo
en el nuevo evento.
Las variables a revisar son:
•
Internas.
•
Externas.
Internas: se integran por aquellas disposiciones tomadas internamente, ya sea por políticas o normas que
tenga la organización, de lo que dependerá el desarrollo del evento a realizarse, los gustos que los
asistentes han dejado ver en eventos pasados.
Los elementos dependientes de una investigación son:
•
Modificaciones en las políticas internas.
•
Nueva normatividad.
•
Cantidad de recursos y sus restricciones.