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Sesión 83. Sistemas de información del área de compras
Propósito
Identificarán qué tipo de información es utilizada por el departamento de compras, así como su finalidad.
Al interior de las compañías se hallan algunos departamentos, como son: ventas, compras, recursos
humanos y otros; todos cuentan con particularidades propias, y es el tipo de información que se emplea
al interior de cada uno lo que les define.
Por ejemplo podemos citar la bitácora de entradas y salidas de materiales, que únicamente le conciernen
a la sección del almacén o bien, las
pólizas
de entrada y salida que atañen al departamento de
contabilidad.
Escribe en tu cuaderno cinco ejemplos de información que sólo corresponda a un área o departamento;
toma en cuenta los dos ejemplos anteriores.
En esta sesión trataremos la información del departamento de compras, y en posteriores ocasiones
veremos las demás áreas de la empresa.
Investiguen las funciones del área de compras, su objetivo o características. Luego compárenlo con lo de
sus demás compañeros y obtengan conclusiones. Ya que investigaron las funciones de este
departamento, veamos lo que en la práctica se puede observar.
El área de compras tiene como objetivo la correcta adquisición de los diversos materiales que producción
requiere o de bienes para su venta.
Funciones específicas:
•
Contará con una lista apropiada de distribuidores (seleccionar los mejores precios, promociones,
formas de pago y la más alta calidad), al mismo tiempo deberá de obtener como mínimo tres
presupuestos antes de adquirir los productos.
•
Revisará las cualidades y el número de piezas determinado por el área que los requiere;
efectuará el conteo de las piezas y comprobará que lo recibido es lo solicitado por las otras
áreas.
•
Mantendrá un registro de los pedidos a partir de su requisición, y hasta que se reciba la
mercancía.
La documentación que se usa en el departamento de compras es específica y exclusiva, a continuación
se enlista:
Requisiciones de compra.
Es una forma utilizada también por el almacén y detalla el producto que se
requiere, además de sus características. Para enviarlo es necesario conocer el volumen de existencia de
dicho material; si la cantidad de éste es pequeña indica la ocasión idónea para su adquisición y debe ir
firmada.
Control de pedidos.
El departamento de compras se encarga del control de los pedidos u órdenes de
compra; en este control se lleva el registro de la actividad, con la finalidad de anotar las entradas de
productos.
Documento de recepción.
Gestiona las entradas de mercancía, revisa que se haya cumplido con los
requerido en la orden de compra, su calidad; dicha entrada deberá efectuarse rápidamente, cubriendo
con ello las exigencias de los otros departamentos y así cumplir los tiempos que requieren los pedidos de
sus clientes.